雙邊、國際會議

延邊大學雙邊、國際學術會議管理辦法（試行）

第一條、為進一步規範、加強學校雙邊、國際學術會議的管理工作，貫徹“以我為主、目的明确、從嚴掌握、厲行節約、講求實效”、“促進學校教學科研”的原則,根據《财政部和外交部<關于嚴格控制在華舉辦國際會議的通知》（财行【2011】2号）、《中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發<關于在華舉辦國際會議的管理辦法>的通知》（中辦發【2006】10号）的文件精神，結合學校實際，特制定本辦法。

第二條、雙邊會議是指由兩個國家派代表參加的會議(不含港、澳、台地區)、論壇、研讨會、報告會、交流會等。國際會議是指與會者必須來自3個或3個以上國家的會議、論壇、研讨會、報告會、交流會等。

第三條、社會科學處和科學技術處分别負責人文社科及自然科學領域雙邊、國際學術會議的資格審核；國際交流與合作處負責雙邊、國際學術會議的申報工作。

第四條、未經批準，任何部門、單位及其個人都不得擅自籌備或對外承諾舉辦雙邊、國際學術會議，不得發出會議邀請。

第五條、申辦單位在相關領域有一定影響，擁有較強的教學及科研力量，具備舉辦雙邊、國際學術會議的能力。

（一）能邀請一定數量的國内外知名學者與會，并能征集一定數量和質量的學術論文;

（二）具有一定的國際交流合作工作經驗和會務組織能力，能妥善安排食宿、交通及會議場所，保證會務及接待工作的順利進行;

（三）有經費保障。境外參會人員的接待費用嚴格按照《延邊大學外賓接待管理辦法（試行）》執行。

第六條、為方便申報工作，會議的申報采取“先預報，後申報”制度。

（一）申辦單位應于每年11月底以前，将次年拟舉辦雙邊、國際學術會議的信息向國際交流與合作處預報。确因特殊情況沒有預報的單位或個人，須經所在部門同意，向主管校領導提交書面申請，并經主管校領導同意，方可進入申報程序;

（二）預報的内容包括：會議的中、英文名稱；會議拟召開時間；會議拟召開地點；主辦、承辦、合辦方；所需經費來源等。

第七條、以學校名義舉辦的雙邊、國際學術會議需辦理報批手續。

（一）申辦國際學術會議須由申辦單位提前半年填寫《延邊大學舉辦雙邊、國際學術會議申報表》和相關附件（參見附件1），并經宣傳部、社會科學處、科學技術處同意後報國際交流與合作處審核，由國際交流與合作處提交給主管校領導審批後，報省教育廳，經省教育廳報省政府審批（涉及台灣的機構及人員，同時報省台辦審批），獲批準後，方可對外承諾和啟動會議籌備工作;

二）申辦雙邊學術會議須提前兩個月提出申請，并填寫《延邊大學舉辦雙邊、國際學術會議申報表》（附件1）和相關附件。經宣傳部，社會科學處、科學技術處審核，由國際交流與合作處報主管校領導審批，審核同意後即可啟動會議籌備工作。

第八條、會議申報材料

（一）申請報告内容包括：會議名稱、舉辦必要性；會議背景、主要議題及内容；舉辦時間、地點、規模（與會人員範圍、總數及外賓人數）；主辦單位及承辦單位；經費預算及來源；會議期間安全管理預案；聯系人和聯系電話;

（二）其他相關材料包括：會議議程和具體日程；《延邊大學舉辦雙邊、國際學術會議申報表》（附件1）和相關附件。

第九條、會務及注意事項

（一）舉辦單位應設立籌備機構;

（二）舉辦單位應及早召集會議籌備人員，認真、細緻地做好會前各項準備工作，落實會場、會議所需設施以及經費來源等，确保會議順利召開;

（三）舉辦單位要組織力量對與會代表送交的論文進行認真審查，對有政治性錯誤内容的論文，應及時要求改正或取消論文在會議上發表和參會資格;

(四)舉辦單位應遵守外事紀律，堅持内外有别原則，嚴格遵守保密制度。不得攜帶秘密文件、資料參加會議活動。學校與會代表發表的演講、論文及提供的資料、數據及其内容均需符合可以公開的口徑，不得洩露秘密;

（五）請學校領導參加開幕式并講話，舉辦單位應于會議召開前2周将會議詳細日程及講話稿報國際交流與合作處，國際交流與合作處負責統一安排;

（六）舉辦單位應對與會代表的接送、食宿、交通等會務工作做出周密安排，确保與會代表安全;

（七）會議籌備和組織過程中，重要涉外事項應報國際交流與合作處協調處理。

第十條、總結

（一）收集、整理、保存與會議有關的文字材料（包括所有報批材料、領導或重要來賓發言稿、會議總結、會議論文集等）和影像資料;

（二）會議結束後2周内，須填寫《延邊大學舉辦雙邊、國際學術會議總結表》（參見附件2），并将總結表和相關影像資料的紙質版和電子版提交至社會科學處、科學技術處和國際交流與合作處存檔。

第十一條、舉辦兩岸學術會議，參照本辦法執行。

第十二條、本辦法自發布之日起施行。

第十三條、本辦法由國際交流與合作處負責解釋。